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A comunicação corporativa envolve todas as mensagens que o CEO ou gerente de uma empresa deseja passar. O público nesse caso pode ser interno — ou seja, os próprios colaboradores — ou externo, o que inclui parceiros, fornecedores e outras instituições.
Como você gostaria de ser reconhecido? Essa deve ser a principal pergunta a se fazer, pois envolve os objetivos e pode ajudar a traçar os planos a serem desenvolvidos. Confira algumas dicas que podem ajudar no alinhamento da sua empresa:
1- Agenda atualizada
A sua empresa costuma realizar reuniões com que frequência? Se a resposta for ao menos uma vez por semana, vale a pena se organizar para que todas as pessoas importantes compareçam.
Manter uma agenda atualizada — no Gmail, por exemplo — ajuda todos a saberem que dia eles têm compromisso e como devem se preparar. Isso também ajuda a tornar as conversas mais produtivas, uma vez que os participantes chegarão com mais ideias e propostas do que se tivessem sido, simplesmente, chamados de última hora.
2- Estabelecer padrões
Existem diversas ferramentas para auxiliar na comunicação interna, inclusive já falamos de algumas aqui. Mas, não basta usar qualquer uma, sem qualquer discernimento.
O recomendável é estabelecer padrões para o tipo de informações que deseja passar. Se a sua empresa trabalha com diversos setores ou clientes, aconselhe os seus colaboradores a usarem [] no começo do assunto do e-mail. Por exemplo: [Financeiro] Atualização cadastral.
As [], nesse contexto, servem para especificar o conteúdo da mensagem, indicando qual departamento envolve. O mesmo pode ser feito para clientes, como: [Escritório X de advocacia] solicitação de orçamento.
Da mesma forma que é importante que todos falem o mesmo idioma para se comunicarem, é imprescindível usar técnicas iguais. Além disso, é importante estabelecer o que deve divulgado em cada canal.
O e-mail, por exemplo, é um excelente recurso para compartilhar atas de reuniões, comunicados importantes e até divulgar outros materiais. Já as reuniões só devem ser usadas em situações especiais, quando a opinião de várias pessoas precisa ser ouvida. Caso contrário, muito tempo será despendido em vão, gerando encontros improdutivos.
3- Reconhecer progressos
Além de tratar de assuntos sérios, como novos contratos e mudanças administrativas, é importante separar um tempo também para reconhecer os esforços da equipe. Isso pode ser feito por e-mail ou em um encontro mais informal.
Que tal realizar um café da manhã especial para os seus colaboradores? Certamente, esse momento será muito bem visto por todos e poderá ajudar ainda a integrar os profissionais.
4- Cultura organizacional
Se, mais do que entregar projetos você deseja que a sua equipe aja de determinada forma — com cordialidade e proatividade, por exemplo — considere divulgar sempre a cultura organizacional que almeja. Isso pode ser feito em manuais, guias e murais.
O ideal é que quando um novo profissional entrar na empresa, ele seja apresentado à cultura organizacional e principais regras. Nesse momento, é possível também reforçar as recomendações para que todos se sintam bem informados para segui-las.
5- Dar o exemplo
Ninguém se sente motivado e empolgado para desenvolver novas atividades quando o clima está pesado. É dever do gestor fazer com que todos se tratem bem, com educação e evitando discussões acaloradas.
A sua empresa também ajudar a desenvolver a consciência sustentável da equipe. Que tal propor, por exemplo, que todos reduzam o uso de copos plásticos, ao optar por utilizar canecas comuns?
Para não soarem falsas, essas propostas devem ser acompanhadas do exemplo. Os gestores e gerentes precisam ser os primeiros a demonstrarem simpatia, educação e valores sustentáveis — se esse for o caso.
6- Cuidado com boatos
Muitas vezes, a falta de informações pode levar algumas pessoas a fazerem especulações e prejudicar a imagem da empresa. Em casos mais extremos, essas notícias, nascidas no próprio escritório, podem ser veiculadas na mídia, gerando uma crise de imagem.
Para evitar isso, é tão importante esclarecer todos os fatos aos colaboradores. Alguém saiu, seja porque se demitiu ou foi desligado? Reúna todos para explicar a situação e para que ninguém fique com medo de ser o próximo — sim, isso acontece.
Se for mudar algum processo, não deixe para anunciar na última hora. Prefira dar um tempo para que todos se adaptem e não tenham resistência em relação às mudanças.
7- Abertura às críticas
Toda comunicação é uma via de mão dupla. Não vai adiantar você pensar apenas no que quer comunicar, se não ouvir o outro lado. Afinal, os seus colaboradores gostam de trabalhar com você? Se sim, por que? Se não, o que você poderia mudar? O que poderia ser feito para melhorar o clima e, consequentemente, impulsionar os negócios da empresa?
Mostre-se aberto para receber comentários, dúvidas e, sobretudo, críticas. Elas poderão, com certeza, trazer muitos benefícios para a sua empresa.
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